במערכת המוצרים, כאשר נכנסים לפרטי המוצר (מודול דיווח / הסכמים / שעון וכו’), שדה הערות מיועד לרישום הערות חשובות בקשר למוצר.
הערות אלה עוזרות לנו בעת הפקת חיוב ללקוח בעתיד (חשבונית מס / חשבונית מס קבלה) – כלומר בעת חידוש המנוי או בעת הגדלה או הקטנה של חבילת המנוי.
להלן רשימת מקרים שבהם חובה לרשום הערות למוצר:
(להזכירך – לפני כל הערה שאת כותבת במוצר תכתבי את התאריך של היום ואת השם שלך, כמו שאת עושה בברק).
- הגדלה / הקטנה של חבילת מנוי:
01.01.16 הדס: ביצעתי הגדלה לחבילת מנוי עד 10 עובדים החל מ-(התאריך הרצוי).
- ביטול מנוי / זיכוי:
27/07/2016 הדס: הקפאתי מודול דיווח עד 50 עובדים החל מ-08/09/2016
- כאשר אנו מזינים 100% הנחה עבור אחסון וגיבוי מסיבה כלשהיא (למשל כי החיוב עבור אחסון וגיבוי נתונים מתבצע דרך מוצר נפרד, או כי סוכם עם הלקוח בטופס ההזמנה שלא משלם עבור אחסון וגיבוי:
01.01.16 הדס: הזנתי 100% הנחה עבור אחסון וגיבוי מכיוון שהחיוב עבור אחסון וגיבוי מתבצע דרך מוצר נפרד / מכיוון שעל פי טופס ההזמנה של הלקוח הוא לא צריך לשלם עבור אחסון וגיבוי.
- לגבי שעון – כאשר אנו בוחרים באפשרות “ללא” בסעיף סוג שירות שנתי (בדרך כלל זה קורה כאשר לקוח לא מעוניין באחריות עבור השעון):
01.01.16 הדס: הלקוח לא מעוניין באחריות עבור השעון, לכן בחרתי באפשרות “ללא” בסעיף סוג שירות שנתי.
- מוצר שמזינים לו 100% הנחה כיוון שניתן ללקוח ללא עלות:
01.01.16 הדס: באישור (שם המנהל), מוצר זה ניתן ללקוח ללא עלות עד לתאריך ה-****/**/**), בתום התקופה יש לבדוק עם מנהל האם לחייב את הלקוח, או להאריך את התקופה ללא עלות בעוד שנה נוספת.
- מוצר שניתן ללקוח כפיילוט:
01.01.16 הדס: פיילוט עד ה-(תאריך סיום הפיילוט כפי שנקבע בטופס ההזמנה של הלקוח). בסיום הפיילוט יש לבדוק עם המת”ל שאפשר לחייב את הלקוח.
- מוצר שלא מחייבים את הלקוח עבורו כי טרם עבר הדרכה:
01.01.16 הדס: הלקוח טרם עבר הדרכה עבור מוצר זה, לאחר ההדרכה יש לחייב את הלקוח.
- לקוח שמחזור החיוב שלו הוא 1 (חשבונית חודשית) וסוכם שישלם באמצעות העברה בנקאית / שיק:
01.01.16 הדס: חשבונית חודשית, תשלום בהעברה בנקאית / שיק.
- אם את רואה את ההערה “חשבונית שנתית” יש למחוק אותה כיוון שזו הערה מיותרת.
כמובן שישנם מקרים נוספים בהם צריך לרשום הערה למוצר.
הכלל הוא: כל פעולה שדורשת הסבר או מוצר שהחיוב שלו מתעכב מסיבה כזו או אחרת – יש לרשום לכך הערה.
במידת הצורך יש לתעד הערה זו גם בברק.
רונן
