נוהל זה מסביר ומרכז את סדר ההודעות שיש לשלוח ללקוחות שנמצאים בדוח הגביה.
בנוסף יש לעשות הבחנה בין לקוח שנמצא בתוך “השוטף +30” לבין לקוח שכבר עבר את התקופה הזו.
שני דגשים:
- תהליך הגביה הינו תהליך רגיש ולכן במידה והלקוח יוצר איתנו קשר בנושא הסדרת החוב תהליך שליחת ההודעות נעצר!
כלומר, לא נמשיך לשלוח לו הודעות כל עוד הוא בקשר רציף איתנו לגבי הסדרת החוב.
- אין לשלוח הודעה לפני חסימה ללקוח טרם אישור מאשר/רונן.
| שלב | מהות השלב | נוסח הודעה שיש לשלוח
(כפי שמופיע במערכת המוצרים) |
מועד משלוח ההודעה | דוגמא |
| 1 | משלוח הודעה ללקוח בתוך השוטף+30 הודעה זה הינה ההודעה הראשונה שהלקוח מקבל בגין תשלום ובה אין התייחסות למילה חוב | תזכורת גביה ראשונית – לחוב לפני שעבר שוטף + 30 | ב-9 לחודש שבו מסתיים השוטף + 30 | · אם יצאה חשבונית ביום 20.4.17 אזי יש לשלוח הודעה זו ביום 9.5.17 (כיוון שהחודש שבו מסתיים השוטף + 30 הינו 5/17)
· אם יצאה חשבונית ביום 5.4.17 אזי יש לשלוח הודעה זו גם כן ביום 9.5.17 |
| 2 | הודעה השניה ללקוח כבר שולחים כתזכורת חוב מאחר והלקוח כבר עבר את התקופה שבא היה אמור לשלם את החשבונית. | תזכורת גביה ראשונית – לחוב אחרי שעבר שוטף + 30 | ב-5 לחודש העוקב שלאחר השוטף+30 | · אם יצאה ללקוח חשבונית ביום 20.04.17 אזי יש לשלוח הודעה זו ביום 5.6.17 (כיוון שהשוטף+30 הסתיים ביום 31.5.17)
· גם אם יצאה ללקוח חשבונית ביום 05.04.17 אזי יש לשלוח הודעה זו ביום 5.6.17 |
| 3. | הודעה שלישית – תזכורת נוספת:
אנו שולחים הודעה זו כיוון שהלקוח עדיין לא שילם וזו ההודעה שבאה לפני הודעת חסימה; את ההודעה הזו יתכן ונשלח יותר מפעם אחת תלוי בגודל הלקוח ומורכבותו |
תזכורת גביה נוספת – לחוב אחרי שעבר שוטף + 30 | ב-20 לחודש העוקב שלאחר השוטף+30 | · אם יצאה ללקוח חשבונית ביום 20.04.17 אזי יש לשלוח הודעה זו ביום 20.6.17
· גם אם יצאה ללקוח חשבונית ביום 05.04.17 אזי יש לשלוח הודעה זו ביום 20.6.17 |
| 4. | הודעת תזכורת בגין חוב לפני חסימה!:
בשלב זה יש להיכנס עם רשימת הלקוחות שהגיעו לשלב זה אליי/לרונן בכדי לקבל החלטה האם שולחים להם הודעה לפני חסימה או הודעה נוספת על חוב. (זה תלוי בגודל החברה ומורכבות החוב) |
תזכורת לפני חסימה
|
ב-27 לחודש העוקב שלאחר השוטף+ 30 | · אם יצאה ללקוח חשבונית ביום 20.04.17 אזי יש לשלוח הודעה זו ביום 27.6.17
· גם אם יצאה ללקוח חשבונית ביום 05.04.17 אזי יש לשלוח הודעה זו ביום 27.6.17 |
יש נוהל חדש יותר בלינק הזה ויש לפעול על פיו:
https://academy.timewatch.co.il/archives/2018/05/נוהל-טיפול-בלקוחות-מדוח-גביה/?highlight=%D7%92%D7%91%D7%99%D7%94#038;hilite=%27%D7%92%D7%91%D7%99%D7%94%27